Center for Miljø og Energi Effektivisering af ansættelses processen og opgavestyring ved ansættelser. Skrevet af: Jarek Kedzierski Hold 332 Vejledere: Hanne Fihl Baier Resumé Denne fagprøve først undersøger den nuværende ansættelses proces og opgavestyring ved ansættelser i Center for Miljø og Energi, og derefter foreslår en løsning for mere effektiv udførelse af ansættelses processen, samt bedre overblik over opgaverne, tildeling af opgaver, og tidsfrister for opgaverne for alle aktører involverede i ansættelser. Århus, 15 januar 2015
Center for Miljø og Energi Effektivisering af ansættelses processen og opgavestyring ved ansættelser. Skrevet af: Jarek Kedzierski Hold 332 Vejledere: Hanne Fihl Baier Resumé Denne fagprøve først undersøger den nuværende ansættelses proces og opgavestyring ved ansættelser i Center for Miljø og Energi, og derefter foreslår en løsning for mere effektiv udførelse af ansættelses processen, samt bedre overblik over opgaverne, tildeling af opgaver, og tidsfrister for opgaverne for alle aktører involverede i ansættelser. Århus, 15 januar 2015
Center for Milj   og Energi  Effektivisering af ans  ttelses processen og opgavestyring ved ans  ttelser. Skrevet af  Jare...
Indholdsfortegnelse 1.   Indledning  .........................................................................................................................................................  3   1.1.   Baggrund  ...................................................................................................................................................  3   Hvem er jeg  ......................................................................................................................................................  3   Min praktikplads  ..............................................................................................................................................  3   Mine opgaver  ....................................................................................................................................................  3   1.2.   Problemformulering  ............................................................................................................................  4   Hvorfor dette emne  .........................................................................................................................................  4   Formål  .................................................................................................................................................................  4   1.3.   Målgruppe  .................................................................................................................................................  4   1.4.   Metode  .......................................................................................................................................................  5   Teori  .....................................................................................................................................................................  5   Sekundær data  ..................................................................................................................................................  6   Primær data  .......................................................................................................................................................  6   1.5.   Afgrænsninger   .........................................................................................................................................  6   2.   Forundersøgelse  (F-­‐akir)  ...........................................................................................................................  7   2.1.   Nuværende  situation  ............................................................................................................................  7   2.2.   Research  design  .....................................................................................................................................  8   3.   Analyser  (f-­‐A-­‐kir)   ...........................................................................................................................................  9   3.1.   Resultaterne  af  undersøgelsen  ........................................................................................................  9   3.2.   Analyse  af  resultaterne  .......................................................................................................................  9   4.   Konstruktion  (fa-­‐K-­‐ir)  ..............................................................................................................................  10   5.   Implementering  (fak-­‐I-­‐r)  .........................................................................................................................  14   6.   Evaluering/revision  (faki-­‐R)  .................................................................................................................  16   7.   Konklusion  .....................................................................................................................................................  16   7.1.   Svar  på  problemformulering  .........................................................................................................  16   7.2.   Selvkritik  ................................................................................................................................................  17   7.3.   Perspektivering    ..................................................................................................................................  19   8.   Kildeoversigt  .................................................................................................................................................  21   Websider:  ........................................................................................................................................................  21   Bøger:  ...............................................................................................................................................................  21   9.   Bilagsoversigt  ...............................................................................................................................................  22   9.1.   Underskrevne  fagprøve-­‐kontrakt  ...............................................................................................  22   9.2.   Tidligere  og  nuværende  MTM  organisation   ............................................................................  23   9.3.   Forkortet  uddannelsesplan  ............................................................................................................  24   9.4.   Forundersøgelse  –  Observation  studie  .....................................................................................  24   9.5.   Tilgængelige  procedurer  ved  ansættelser   ................................................................................  25   9.6.   Tilgængelig  huskeliste  i  forbindelse.  med  nyansatte  ..........................................................  27   9.7.   Spørgeskema  undersøgelse   ............................................................................................................  28   9.8.   Gantt  Kort  over  fagprøven  ..............................................................................................................  29   9.9.   Brugerundersøgelses  resultater  ..................................................................................................  30   9.10.   Implementeret  løsning:  .................................................................................................................  32   side 2 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
Indholdsfortegnelse 1.      Indledning     ..................................................................................
  1. Indledning For at finde den mest effektive måde at håndtere ansættelses processen, og opgavestyring ved ansættelser, har jeg opdelt min fagprøve i sektioner baseret på FAKIR modellen. I den første sektion - indledning, beskriver jeg både min arbejdsplads, mig selv og mine opgaver på praktikpladsen, samt selve problem formulering; emne, formål, afgræsninger, målgruppe og metoder. I næste sektion - forundersøgelse, beskriver jeg arbejdspladsens nuværende situation samt research metoden. Bagefter i analyser forklarer jeg resultaterne af min undersøgelse. I konstruktion og implementering sektioner præsenterer jeg mulige løsninger om hvordan den bedste løsning var implementeret. Til sidst i fagprøven kan du finde revision, konklusioner samt selvkritik og perspektivering. 1.1. Baggrund Hvem er jeg Jeg er kontorelev med speciale i offentlig administration. Jeg er 30 år gammel, kommer fra Polen og har boet i Danmark i seks et halv år. Min praktikplads D. 01/10-2012 blev jeg ansat som kontorelev i Planlægning og Byggeri forvaltning (POB) under Magistrat for Teknik og Miljø (MTM) i Aarhus Kommune (AK). I det sidste halve år har jeg, på grund af omorganisering i MTM, gennemført min praktik i Center for Miljø og Energi (CME) som har ca. 180 ansætte. Centeret består af en stor del af det tidligere Natur og Miljø (NOM) og Planlægning og Byggeri forvaltninger - se bilag 9.2 for at sammenligne den nye og den tidligere organisation i Magistrat for Teknik og Miljø. Mine opgaver De opgaver jeg skulle lære som kontorelev er nævnt i min uddannelsesplan - se bilag 9.3. Den viden jeg har fået i forskellige teams giver mig en meget bedre forståelse af administrationens rolle på en offentlig arbejdsplads, samt forudsætninger for at finde mulige effektivisering og kvalitets forbedringer. Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 3
       1. Indledning For at finde den mest effektive m  de at h  ndtere ans  ttelses processen, og opgavestyring ved ans  ...
1.2. Problemformulering Hvorfor dette emne Efter forundersøgelse og samtaler med min elevansvarlig og fagprøvens vejleder har jeg besluttet mig at skrive, om hvordan ansættelsesprocessen og opgaver udførelsen relateret til den kan effektiviseres. Jeg har valgt dette emne, fordi mange sagde, at den ikke virkede optimalt efter omstrukturering, der manglede information udveksling mellem medarbejdere og der var uklarheder, om opgavernes varetagelse. Formål Hoved formålet med dette projekt er at be- eller afkræfte følgende påstand: 1. Der er behov for bedre overblik over opgaverne ved ansættelser blandt medarbejdere, som er involverede i ansættelsesprocessen (aktører). 2. Efter offentliggørelse af løsningen vil mere end halvdelen af aktører synes at: a. Deres generelle forståelse af ansættelsesprocessen er steget. b. Den organisatoriske kvalitet er forøget. c. Den brugerkvalitet er forøget. d. De er mere produktive/sikre ved at bruge den nye løsning. Min forventet konklusion er at alle påstande bliver bekræftet. Dvs. der er behov for bedre oversigt over opgaverne, samt efter implementering af min løsning den generelle proces forståelse, organisatorisk kvalitet, bruger kvalitet og produktivitet er forbedret. 1.3. Målgruppe Den primære målgruppe af dette projekt er ledere og HR, Indkøb og IT ansvarlige (27 personer) fordi de er involverede i ansættelses processen samt forberedelsen af arbejdsplads til de nye medarbejdere. Den indirekte og sekundære målgruppe er selve de nye medarbejdere, som skal tiltræde i en klar arbejdsplads. Sidst men ikke mindst, er den resterende målgruppe fagprøvens vejleder på Købmandsskolen; Hanne Fihl Baier og fagprøvens censor. side 4 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
1.2.  Problemformulering  Hvorfor dette emne Efter forunders  gelse og samtaler med min elevansvarlig og fagpr  vens vejle...
  1.4. Metode Teori FAKIR-modellen For at sikre en god systemudviklings proces bruger jeg FAKIR- modellen1, som en ”køreplan” for mit projekt. I den første fase, forundersøgelse, identificerer jeg, hvilke krav stilles der til løsningen, hvad meget kan det koste, hvornår kan den tages i bruge, samt skitser jeg en foreløbig tidsplan2 for hele projektet. I den anden fase, analyse, udarbejder jeg detaljer for projektet baseret på resultater fra brugerundersøgelsen. Her skaber jeg en vision for, hvordan jeg kan indfri CME’s mål, behov og muligheder, samt vurder jeg fordele og ulemper ved mulige løsninger, og overvejer jeg økonomiske og menneskelige omkostninger. I den tredje fase, konstruktion, udarbejder jeg forslag til, hvordan løsningen kan konstrueres, og i den fjerde fase, igangsætning, tester aktører forslagene og godkender den bedste løsning. I den sidste fase, revision, retter jeg uhensigtsmæssigheder (unødvendige kvalitetsomkostninger), for at sikre at løsningen lever op til forventninger, samt gennemgår regnskab af omkostninger (nødvendige kvalitetsomkostninger3). Leavitt's modellen Jeg bruger Leavitt's modellen for at beskrive nuværende situation på min arbejdsplads (hvordan den nye struktur i MTM har påvirket organisationen), samt at vurdere, hvordan min løsning (et nyt værktøj) påvirker aktører (bruger) og opgaver relateret til ansættelse af nye medarbejdere. Kontekstdiagrammet og Datastrømsmodellen Jeg bruger kontekstdiagrammet, for at visualisere, hvilke grænseflader der er i ansættelses processen, samt datastrømsmodel for at give overblik omkring hvilke information udveksling der foregår under ansættelsen af en ny medarbejder i CME.                                                                                                                                   1 http://materialeplatform.emu.dk/materialer/public_downloadfile.do?mat=20386589&id=20386547 og https://www. lexitus.eu/FAKIR-Modellen.pptx 2 Tidsplanen udarbejder jeg både på Google Calendar og som Gantt Kort 3 s. 298 Offentlig Administration. Det Offentlige Som Serviceleverandør. 2013. Print. Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 5
       1.4.  Metode  Teori FAKIR-modellen For at sikre en god systemudviklings proces bruger jeg FAKIR- modellen1, som en ...
Sekundær data   I min fagprøve bruger jeg tilgængelige procedurer ved ansættelse af nye medarbejdere (bilag 9.5), ansættelses blanket, samt huskeliste (bilag 9.6) i forbindelse med ansættelser. De var udarbejdet af HR medarbejdere under mit tredje skoleophold. Primær data Dataindsamlingsmetode Under forundersøgelses fasen bruger jeg både observation, semi-strukturerede interviews og spørgsmålsskema. Efter løsningens implementering bruger jeg gruppe interviews, og jeg vil bruge spørgsmålsskema til at måle på ændringer i forskellige parameter før og efter igangsættelse af løsningen. Databearbejdning Jeg bruger indbygget analyse værktøj på Google Forms både diagrammer og lagkage, for at vise undersøgelses resultater, derved fortolker jeg selv resultaterne. Planlægning værktøjer Jeg bruger Google Calendar og Gantt kort til at illustrere fagprøvens tidsplan. 1.5. Afgrænsninger Fokus i fagprøven bliver lagt kun på primær målgruppe (aktører), og de bliver spurgt hvordan løsningen påvirker dem og deres opgaver. Det er fordi der er risiko for, at den sekundære målgruppe (nye medarbejdere) ikke vil give helt ærlig tilbagemelding4. Derudover kun påvirkning af teknologi, opgaver og aktører bliver undersøgt (if. Levitts model). Struktur og omgivelser vil dog være udtaget fra analysen. Det er fordi kun ledelsens kan påvirke organisatorisk struktur. og løsningen vil påvirke omgivelserne kun indirekte (fx ved at CME yder bedre service pga. bedre intern opgavestyring). Sidst men ikke mindst, bliver der ikke stillet spørgsmålstegn ved medarbejderens faglige kvalitet5.                                                                                                                                   4 Fx på Spørgsmål; hvordan de blev modtaget på arbejdspladsen? Derfor der er en stor risiko for, at deres svar bliver upålidelige. Der findes tre hovedformer for kvalitet; faglig kvalitet, organisatorisk kvalitet og brugerkvalitet. Den faglige kvalitet viser i hvor høj grad ydelserne lever op, til de mål og standarder, som fagpersoner kan stille op. Den organisatoriske kvalitet handler om 5 side 6 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
Sekund  r data      I min fagpr  ve bruger jeg tilg  ngelige procedurer ved ans  ttelse af nye medarbejdere  bilag 9.5 , a...
  2. Forundersøgelse (F-akir) 2.1. Nuværende situation Ifølge Levitt’s diament model6, som beskriver forandrings processer i virksomheder, kan CME opdeles i fire delsystemer; struktur, værktøjer, aktører (medarbejdere), og opgaver, hvor der forgår gensidig påvirkning mellem dem og udefra kræfter (omgivelser). Det er politikernes ansvar at prioritere og opstille de nødvendige målrammer for den offentlige produktion7. Figur  1:  Levitt’s  diament  model Derfor har Aarhus Kommunes rådmand for Teknik og Miljø (Kristian Würtz) igangsæt omorganisering af MTM (ny struktur). Dette var gjort for at imødekomme krav til serviceinformationer og servicekultur stillet fra borgere (omgivelser). Dermed vil han forhøje byggeafgørelses kvalitet, formindske den enkelte sagsbehandlers arbejdsbyrde samt forkorte sagernes behandlingstid. Det vil han opnår ved at ansætte flere medarbejdere bl.a. i Byggeri afdelingen (sagsbehandlere, administrative medarbejdere og studenter medhjælpere). Alle opgaver relateret til ansættelser skal løses på tværs af mange teams, og derfor rådmans tiltag medfører ekstra intern arbejde for aktører involveret i ansættelser. Ud fra min observation og uformelle interviews, kan jeg vurdere at i ansættelsens processen er der en afstand mellem de opgaver, aktører og værktøjer og samarbejdet fungerer ikke optimalt – se opsummering af forundersøgelse i bilag 9.4. Det kan skyldes bl.a. at mange aktører var flyttet til en anden location, og var tildelt helt nye opgaver. Til sidst fra min perspektiv var der ikke en tydelig påvirkning på AK’s værktøj (IT løsninger). Der var dog udfordringer, med adgangen til interne styrings grupper i IT systemerne.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           arbejdsgange, metoder og procedurer som sikrer ydelsernes gode kvalitet. Og brugerkvaliteten omhandler brugernes oplevelser og tilfredshed med den samlede kvalitet i ydelserne. – side. 294 Offentlig Administration. Det Offentlige Som Serviceleverandør. 2013. Print. 6 http://materialeplatform.emu.dk/materialer/public_downloadfile.do?mat=20386589&id=20386547 7 S. 292 Offentlig Administration: Det offentlige som serviceleverandør Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 7
       2. Forunders  gelse  F-akir   2.1.  Nuv  rende situation  If  lge Levitt   s diament model6, som beskriver forandri...
2.2. Research design Sprogskema For at undersøge målgruppens krav til den nye løsning har jeg valgt en kvantitativ metode. Jeg bruger en spørgeskema undersøgelse på Google Forms, fordi det er gratis, data allerede er indkodet og resultaterne er tilgængelige med det samme. Spørgeskemaet har jeg opdelt på screening spørgsmål, nuværende opfattelse af opgavestyring, og krav til fremtidlig løsning – se bilag 9.7. Endvidere har jeg brugt; valg, vurderingsskala og Likert-skalaen spørgsmål, fordi de er mest populære, og pålidelig måde at måle personens holdninger og tilfredshed. Derefter har jeg lavet pilottest af mit spørgsmålsskema på 3 personer8 i uge 49, og justeret skemaet ifølge feedbacken. Til sidst har jeg sendt den endelig undersøgelse d. 5 december 2014 til målgruppen via en mail med linket til min Google Form. For at forhøje antal af respondenter har jeg forklaret, at hvis de skriver deres navn, deltager de automatisk i en lodtrækning om en flaske rødvin. Tidsplan Jeg har brugt Google Kalender og Gantt kort for at have bedre overblik over; opgaver, deadlines, milepæle, fagprøve aflevering og forskellige faser i projektet (se bilag 9.8). Omkostninger Projektet koster 5385,38 kr., fordi de 9 arbejdsdage, som jeg har brugt på at skrive opgaven kostede arbejdsgiver 5285,38 kr. 9 , og jeg købte en flaske rødvin til lodtrækningen for ca. 100 kr. Den tid som målgruppe har brugt på min projekt, bliver ikke inkluderet i kalkulationer, for jeg ved ikke hvor meget tid de har brugt på det, eller hvad målgruppens medlemmer timeløn er. Forundersøgelsen resulterede med en klar vision til løsningen, at formindske afstand mellem de opgaver, aktører og værktøjer i ansættelses processen ved brug af tilgængelige procedurer og spørgeskema undersøgelse på Google Forms. Derudover fik jeg styr på projektets forventede tidsplan og omkostninger.                                                                                                                                   8 9 én Økonomi / Bygnings / indkøb ansvarlig, én HR ansvarlig og én IT ansvarlig 66,6 timer gange en timeløn for en voksen elev (128 kr. iflg. HK’s overenskomst) giver 8524,8 kr. (5285,376 kr. efter skat). side 8 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
2.2.  Research design  Sprogskema For at unders  ge m  lgruppens krav til den nye l  sning har jeg valgt en kvantitativ me...
  3. Analyser (f-A-kir) 3.1. Resultaterne af undersøgelsen Resultaterne (bilag 9.9) viser, at undersøgelsen var målrettet korrekt, fordi alle respondenter var fra målgruppen. Den afspejler også den faktiske struktur for målgruppen (over halvdelen af respondenter var ledere). Derudover mere end 2/3 af respondenter erkendte, at de har behov for et bedre overblik over opgavernes ansvarlige, deadlines og selve opgaver relateret til ansættelser. Resultaterne viser også, at næsten alle respondenter har forståelse på ansættelses processen i meget god, god eller nogen grad. Dertil 2/3 af respondenter var tilfredse, nogen tilfredse eller meget tilfredse med nuværende styring af ansættelses opgaver (opgavetildeling, deadlines og IT løsninger). Der var dog 7 respondenter, som var noget utilfredse med det. Endvidere næsten alle (20 respondenter) var tilfredse med nuværende kvalitet af deres udfyldte opgaver relateret til ansættelser. De fleste respondenter syntes, at de var produktive i forskellig grad med de nuværende procedurer, og styring af ansættelses opgaver, men også at opgavestyring relateret til ansættelser kan blive forbedret. Til sidst prioriterede respondenter følgende vigtigste faktorer vedr. fremtidig opgavestyring ved ansættelser i CME; 1. Overblik over opgaver 2. Deadlines 3. Hvem er ansvarlig / hurtig adgang til alle opgaver 4. Hvor lang tid tager opgaverne og 5. Påmindelse ved deadlines. 3.2. Analyse af resultaterne Selv om de fleste forstår ansættelses processen, er tilfredse med nuværende styring af ansættelses opgaver, kvaliteten af deres udfyldte opgaver, samt deres produktivitet. Så synes de dog, at det er muligt at forbedre generelt overblik over ansættelser, og målgruppe har faktisk behov for det. Det samme viser respondenternes prioritering af de vigtigste faktorer; overblik over opgaver, deadlines, hvem er ansvarlige og hurtig adgang til ansættelses opgaver. Det betyder, at de fleste aktører har styr på procedurer og opgaver relateret til ansættelses processen, men der er plads til forbedringer. Jeg vil indfri målgruppens ønsker, om forberedelse af de vigtigste faktorer ved; at undersøge CME’s mulige IT løsninger; vurdere deres fordele og ulemper; og vælge den løsning som bedst Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 9
       3. Analyser  f-A-kir   3.1.  Resultaterne af unders  gelsen  Resultaterne  bilag 9.9  viser, at unders  gelsen var ...
imødekommer målgruppens kriterier. På dette tidspunkt af fagprøveskrivning forudså jeg ikke ekstra økonomiske eller menneskelige omkostninger relateret til projektet. Der kunne dog opstår behov for undervisning, og vejledning i den nye løsning. Derudover i følgende sektion beskriver jeg konstruktions faser, og hvordan har jeg inddrage HR medarbejdere, for at opnå løsningens accept og lette igangsættelse. 4. Konstruktion (fa-K-ir) 1. Etape: Fokusgruppe Under den første etape af løsningens konstruktion har jeg afholdt et fokus gruppe interview med administrationens teamleder, og to HR ansvarlige - de styrer ansættelsens processen i dagligdagen. De overordnede spørgsmål var ”Hvordan kan man forbedre ansættelses processen og opgavefordelingen ved ansættelser?” og ”Er der ekstra krav til løsningen fra deres side?”. Under mødet var jeg oplyst, at tilgængelige procedurer ikke er brugbare, for de var meget indviklet skrevet, samt tjeklisten med opgaverne var ukomplet. Mødet resulterede i afdækning af behov til at kortlægge information udveksling under ansættelsens processen, og et brugervenligheds krav for løsningen (den skal være meget nem at bruge, ellers den bliver ikke brugt). 2. Etape: Kortlægning af information udveksling På baggrund af daværende procedurer ved ansætteler har jeg kortlagt en kontekst- og datastrømdiagrammet, for at give et overblik over, hvilke grænseflader er involverede i ansættelsesprocessen, samt hvordan information flow foregår – se og Tabel 1 på næste side. Det viste sig, at der er 22 forskellige processer under ansættelsen, og der er 12 forskellige parter involveret, hvor HR medarbejdere (Tina og Maybrith) og leder (afdelingschefer) har den centrale rolle. Derudover kan man se, at første del af ansættelses processen (som CME’s HR personale står for), er meget mere kompleks, og omfattende end anden del, forberedelse af arbejdsplads (som andre er ansvarlige for). side 10 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
im  dekommer m  lgruppens kriterier. P   dette tidspunkt af fagpr  veskrivning foruds   jeg ikke ekstra   konomiske eller ...
  Figur 2: Kontekst- / datastrC den del, forberedelse af arbejdsplads Tabel 1: Processer ved ansættelse Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 11
       Figur 2  Kontekst-   datastrC den del, forberedelse af arbejdsplads  Tabel 1  Processer ved ans  ttelse  Fagpr  ve ...
3. Etape: Undersøgelse af mulige løsninger Under denne etape har jeg lavet en online research, for at finde nogle værktøjer, som kan implementeres på CME’s IT systemer. Jeg kom frem til, at den førende platform, med de fleste muligheder, er Microsoft SharePoint. 4. Etape: ”Den perfekte løsning” Det værktøj, som kunne bedst imødekomme projektets krav, var workflow på SharePoint 2013. Med denne løsning kunne man oprette, og publicere arbejdsgange visuelt ved bruge af Windows Workflow Foundation 4.0, og integration med Microsoft SharePoint Designer og Microsoft Office Pakken. Selv om dette forslag var mit foretrukne, og ”perfekte” løsning, var det dog ikke muligt at udnytte den, fordi Aarhus Kommunes projektrum (del af intranet) stadig kører på SharePoint 2007. 5. Etape: Det første forsøg – ”Gantt kort på SharePoint 2007” På SharePoint 2007 har jeg oprettet et Gantt kort opgavestyring med ansættelses opgaver, og meningen var at man kunne bruge den, som en skabelon. Ligeledes hente den hver gang man begynder en ny ansættelsesproces. – se et eksempel på nedstående figur. Figur 3: Eksempel på Gantt kort på SharePoint 2007 Denne løsning kunne ikke bruges, fordi der var en teknisk fejl på SharePoint 2007, som har umuliggjort at gemme skabeloner. Kig på Tabel 2, for at se alle fordele og ulemper ved denne løsning. side 12 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
3. Etape  Unders  gelse af mulige l  sninger Under denne etape har jeg lavet en online research, for at finde nogle v  rkt...
  Tabel 2: Fordele og ulemper ved Gantt kort på SharePoint 2007 ● ● ● ● ● ● Fordele et visuelt overblik over opgaverne automatisk mail, om opgaver til ansvarlig på Outlook allerede tilgængelige værktøj interaktivt alle involverede i processen kan se alle opgaver, og hvor langt er de fremme bruge skabeloner med opgaver ● ● ● ● ● ● Ulemper teknisk fejl – umuligt at gemme skabelon sender en mail - ikke opgave til Outlook man kan ikke holde øje med hvem der har fuldført opgaven kræver oplæring kræver vedligeholdelse skal testes 6. Etape: Det andet forsøg – ”Opgavestyring på SharePoint 2007” Jeg har også oprettet en opgavestyring på SharePoint 2007, og jeg vil bruge det samme princip som i forgående forslag (skabeloner) - se et eksempel på Figur 4. Figur 4: Eksempel på opgavestyring på SharePoint 2007 Denne løsning kunne heller ikke bruges, for der opstod den samme tekniske fejl, da jeg har prøvet at gemme alle opgaverne som en skabelon. For at se alle fordele og ulemper ved denne løsning kig på Tabel 3. Tabel 3: Fordele og ulemper ved Opgavestyring på SharePoint 2007 Fordele ● automatisk tildeling af opgaver til ansvarlig på Outlook ● man kan holde øje med hvem der har fuldført opgaven ● allerede tilgængelige værktøj ● interaktivt ● alle involverede i processen kan se alle opgaver, og hvor langt er de fremme Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 Ulemper ● teknisk fejl – umuligt at gemme skabelon ● kræver oplæring ● kræver vedligeholdelse ● skal testes side 13
       Tabel 2  Fordele og ulemper ved Gantt kort p   SharePoint 2007                          Fordele et visuelt overblik...
7. Etape: Det tredje forsøg – ”Tjekliste og mail skabelon” I denne etape har jeg tilføjet ”dato” på listen over processer i ansættelser (se Tabel 1), og således har jeg konstrueret en tjekliste for HR medarbejdere. Ideen er at Tina og/eller Maybrith kan printe tjeklisten ud og lægge den som første side i deres fysisk ansættelsens sag. Således kan de få bedre overblik over alle opgaverne, og kan se hvor langt er de fremme med ansættelsen. Derudover har jeg rettet ansættelsesblanketten (bilag 9.10), så nødvendige informationer (IT profil) bliver tilgængelige tidligere i ansættelses processen. Sidst men ikke mindst har jeg udarbejdet et mail skabelon (bilag 9.10), som HR medarbejdere kan tilrette, og sende videre til ansvarlige for andre opgaver relateret til forberedelse af arbejdsplads. I konstruktion fasen har jeg udarbejdet fire forslag til løsninger. ”Workflow på SharePoint 2013”, ”Gantt kort på SharePoint 2007”, ”Opgavestyring på SharePoint 2007” og ”Tjekliste og mail skabelon løsning”. I næste fase, implementering, vurderer jeg løsninger, og beskriver hvilken løsning var taget i brug. 5. Implementering (fak-I-r) Opsummering af mulige løsninger Tabel 4: Opsummering af mulige løsninger Overblik over opgaver Deadlines på opgaver Klar ansvars fordeling for opgaverne Hurtig adgang til alle opgaver Udnyttelse af nuværende IT systemer Brugervenlighed Brugbarhed Anvendelighed side 14 Workflow på SharePoint 2013 Høj Gantt kort på SharePoint 2007 Høj Opgavestyring på SharePoint 2007 Høj Tjekliste og mail skabelon Medium / Høj Høj Høj Høj Medium / Høj Høj Høj Høj Høj Medium / Høj Medium / Høj Medium / Høj Lav / Medium Lav Høj Høj Lav / Medium Lav Høj Lav Lav Medium Lav / Medium Lav Medium Lav / Medium Høj Høj Høj Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
7. Etape  Det tredje fors  g        Tjekliste og mail skabelon    I denne etape har jeg tilf  jet    dato    p   listen ov...
  For at vise i hvilken grad mine fire forslag møder froskellige krav har jeg udarbejdet Tabel 4. Den samler mulige løsninger, krav fra målgruppe 10 og HR ansvarlige (brugervenlighed), samt mit eget krav om udnyttelse af nuværende IT systemer, brugbarhed (hvordan løsningens funktioner kan være nyttige), og anvendelighed (hvor nemt løsningen kan implementeres). Ud fra den tabel kan jeg vurdere, at alle fire forslag til løsninger imødekommer de fleste krav, men i forskellige grader. Præsentation af mulige løsninger og implementering Den. 12. december 2014 har jeg afholdt et møde / fokusgruppe for at præsentere mulige løsningernes til administrationens teamleder, to HR medarbejdere og én IT medarbejder. Alle syntes, at jeg har lavet meget spændende forslag. Vi hurtigt konkluderede dog, at tre løsninger kunne ikke bruges. Det var fordi vores intranet er baseret på SharePoint 2007, og der er en teknisk fejl, som forhindrer at gemme skabeloner både i Gantt kort og opgavestyring - der var derfor kun én løsning tilbage: ”Tjekliste og mail skabelon”. Det viste sig, at dette forslag var fokusgruppens foretrukne løsning, fordi fordelene var flest frem for ulemper. Fordele var bl.a.: nem implementering (høj anvendelighed); nyttige funktioner (høj brugbarhed); nemt at bruge (høj brugervenlighed); og klar ansvarsfordeling for opgaverne beskrevet i mailen. Til ulemper kan man inkludere faktum, at kun HR medarbejdere har hurtig adgang til samt overblik, hvor lang processen er fremme (hvis andre vil kende status på sagen, skal de henvende sig til HR personale). Derudover funger deadlines heller ikke optimalt, fordi de er kun en tilretning på standard skabelon (de bliver ikke automatisk tilkoblet til opgaver i Outlook). Den sidste ulempe, som denne løsning ikke imødekommer, er at udnytte nuværende IT systemer, fordi det eneste IT værktøj løsningen bruger, er at sende mail via Microsoft Outlook. Under mødet fokus gruppen sagde, at det var unødvendig at udarbejde vejledninger eller kurser til løsningen. De foreslog dog rettelser som var korrigeret, og godkendt den samme dag. Til sidst: en lille mængde af rettelser; tæt samarbejde med målgruppen; høj anvendelighed; samt høj brugervenlighed har givet mulighed for at implementere løsningen den samme dag, som forslag var præsenteret.                                                                                                                                   10 De vigtigste mr. (5285,376 kr. ef: 1. Overblik over opgaver 2. Deadlines pr opgaver 3.Klar ansvarsfordeling for opgaverne / Hurtig adgang til alle opgaver Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 15
       For at vise i hvilken grad mine fire forslag m  der froskellige krav har jeg udarbejdet Tabel 4. Den samler mulige ...
6. Evaluering/revision (faki-R) Bortset fra rettelser indført d. 12 december 2014, så var der ikke andre synlige uhensigtsmæssige (unødvendige kvalitetsomkostninger) i løsningen i perioden fra implementeringen til aflevering af fagprøven 11 . Derudover var der ikke andre økonomiske omkostninger relateret til projektet, end dem som var planlagt (se research design, omkostninger afsnit). Den implementeret løsning kræver ingen undervisning, og koster kun ”et stykke papir”, som bliver brugt til at printe ansættelsessagens tjekliste til HR medarbejdere. 7. Konklusion 7.1. Svar på problemformulering Indsamlet data fra den første undersøgelse gjorde det muligt, at bekræfte kun én påstand; at der er behov for bedre overblik over opgaverne ved ansættelser blandt medarbejdere, som er involverede i ansættelsesprocessen. Hoved formål be- eller afkræfte bekræftet Der er behov for bedre overblik, over opgaverne ved ansættelser blandt medarbejdere, som er involverede i ansættelsesprocessen. Efter offentliggørelse af løsningen vil mere end halvdelen af aktører synes at: Aktørernes generelle forståelse af ansættelsesprocessen er steget. Ingen data Den organisatoriske kvalitet er forøget. Ingen data Brugerkvaliteten er forøget. Ingen data De er mere produktive/sikre ved at bruge den nye løsning. Ingen data                                                                                                                                   11 Lvedparten i ansæLvedparten i ansn er foregik fregikrtetirsdagen d. 13 januar 2015, selv om HR medarbejdere vil bruge løsningen fra d. 12 december 20014.   side 16 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
6. Evaluering revision  faki-R  Bortset fra rettelser indf  rt d. 12 december 2014, s   var der ikke andre synlige uhensig...
  7.2. Selvkritik Konklusioner Selv om kun én af fem påstande var bekræftet, så kan man ikke sige om projektet var en succes eller ej. Det var nemlig ikke muligt at måle, om løsningen har formindsket afstand mellem opgaverne, aktører og værktøjer i ansættelses processen. Det skyldes, at i perioden fra implementering af løsningen til aflevering af fagprøven, var der ingen påbegyndte ansættelsesprocesser, som gjorde det meningsløs at igangsætte den anden undersøgelse (som skulle måle påvirkningen af min nye løsning på målgruppen). Man kan konkludere derfor, at tidsplanen for projektet var ikke optimal. Implementering af løsningen burde være i begyndelsen af december 2014 og den anden undersøgelse burde være i begyndelsen af januar 2015, for at vise om løsningen indfrier forventninger eller ej. Min fagprøve var meget omfattende pga. to planlagte brugerundersøgelser, og forskellige udviklingsfaser. Det viste sig, at to måneder12 var ikke nok, til at gennemføre projektet fuldstændigt. På den anden side, så kan man være i tvivl om nødvendigheden af den anden brugertilfredshedsundersøgelse. Det er, fordi de resultater fra den første undersøgelse viste, at de fleste aktører har allerede styr på procedurer, og opgaver relateret til ansættelsesprocessen. Jeg synes dog, at løsningen imødekommer (i forskellige grader) mine personlige formål med opgaven (se nedstående Tabel 5), for under præsentationen og implementeringen af løsningen målgruppen, især HR medarbejdere, var meget begejstret for den. Tabel 5: Jareks personlige formnlige \* ARABIC Personlige formål, at: opnåelses grad Udnytte CME’s IT løsninger/ programmer ved at udvikle og implementere IT værktøj Lav / medium Forbedre oveblik over opgaverne Medium / Høj Forbedre tildeling af opgaver Høj Forbedre styring af tidfrister for opgaverne Medium / Høj                                                                                                                                   12 Synopsis / kontrakt var afleveret til vejleder d. 21 november og fagprremformuleringen er besvaret tilstrêëìí Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 17
       7.2.  Selvkritik  Konklusioner Selv om kun   n af fem p  stande var bekr  ftet, s   kan man ikke sige om projektet ...
Dataindsamlingsmetode Jeg synes, at observation metoden, i tidligt stadium af undersøgelsen, var korrekt udført (det var uden påvirkning af målgruppen). Jeg synes dog at interviews og fokus gruppens dokumentation kunne være bedre, fordi efter deres afholdelse har jeg blot skrevet hurtige notater, som kunne bruges til videreudvikling af projektet uden at skrive decideret referat. Det skyldes mest tidspres, både på udførelsen af min fagprøve, og mange daglige opgaver på kontoret. Derudover selv om mange medlemmer af målgruppen synes, at mit spørgsmålsskema lavet på Google Forms så meget professionelt ud, opdagede jeg ,efter igangsættelsen af undersøgelsen, mindre fejl. De kunne være undgået, hvis jeg kunne lave pilottest i længere tid, og på flere respondenter. For eksempel i det sidste spørgsmål (Hvilke faktorer er vigtigst for dig?),var der 6 faktorer, og kun 5 grader for vigtighed, og det kunne forvirre nogle respondenter. Generelt vurderer jeg, at mine data er pålidelige, for jeg synes, at jeg kan stole på de informationer jeg har indsamlet. Der er dog risiko for ugyldighed af data indsamlet fra ledere, fordi under undersøgelsen fik jeg at vide, at mange ledere er utilfredse med IT systemet, som giver rollebaseret indgang til ”Rekrutterings Systemet” (RI). Der er derfor risiko for, at jeg har fået svar baseret på fejl i RI funktioner, i stedet for på hele ansættelses processen. Databearbejdning Selv om Google Forms er et rigtig godt værktøj for at udarbejde et spørgsmålsskemaundersøgelser, er der ikke korrelations mulighed. Dvs. det var ikke muligt, at undersøge hvordan forskellige segmenter i målgruppen (fx leder) besvarer spørgsmålene. (Jeg havde desværre ikke tid til at videreudvikle data i Excel). Derudover har jeg anvendt mange skala spørgsmål, og i opsummeringen af resultater afsnit, har jeg generaliseret besvarelser, fx ved at sammensætte positive (meget-, nogenog tilfreds) og negative (meget-, nogen- og utilfreds) grader. Jeg synes alligevel, at den handling har afspejlet et godt generelt billede af resultaterne. Også selv om der var ikke nuanceret konklusion med korrelationer. side 18 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
Dataindsamlingsmetode Jeg synes, at observation metoden, i tidligt stadium af unders  gelsen, var korrekt udf  rt  det var...
  Teori Jeg mener, at valget af FAKIR modellen var en rigtig ide. Jeg synes, at jeg har udnyttet den optimalt, ved at inkludere det i mine overskrifter. Jeg synes dog, at selv om det var godt at anvende Levitt’s diament model til at beskrive omstrukturering af Magistrat for Teknik og Miljø, synes jeg alligevel, at jeg har brugt den i begrænset omfang - jeg har inkluderet kun tre elementer (aktører, opgaver, værktøj) og ekskluderet to (struktur og omgivelser). Derudover synes jeg, at jeg har ikke udnyttet kontekstdiagrammet og datastrømsmodel helt korrekt. Selv om man har et godt overblik over datastrøm, og aktører i ansættelses processen, så har jeg ikke brugt standard ikonografi, eller den traditionelle måde at lave kontekstdiagrammet. Andre Jeg har gode IT kundskaber, og i begyndelsen var jeg overbevist over, at IT løsningen kunne være bedst for alle aktører - det viste sig dog, at ikke alle er lige teknisk skarp. Dvs. Jeg var tilbøjelig at vælge IT løsningen, som den bedste løsning, og det var min personlige synsvinkel, og ikke målgruppens mening. Til sidst har jeg dog hørt målgruppen, og den nemmeste løsning var igangsæt, som næsten ingen nye IT funktioner har. 7.3. Perspektivering Arbejdsplads Med den indsigt jeg nu har opnået, vil det være oplagt først og fremmest at fortsætte, med at bruge min løsning. Dette for at effektivere styring af ansættelsesprocessen, og opgavefordelingen relateret til den, og videreudvikle / justere løsningen hen af vejen. Medarbejdere Derudover kan HR medarbejdere bruge ansættelses diagrammet, og tjeklisten til at argumentere: at det tager tid at behandle ansættelser; det involverer mange aktører; og det er en meget kompleks proces. Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 19
       Teori Jeg mener, at valget af FAKIR modellen var en rigtig ide. Jeg synes, at jeg har udnyttet den optimalt, ved at...
Leder (afdelingsleder og teamleder) Lederne kan se, at det er komplekst at udføre ansættelses processen, hvor mange parter er inkluderet, og måske bliver de lidt mere opmærksom på deres deadlines. Derudover kan lederne se, at på SharePoint 2013 er det muligt at udarbejde meget smarte og interaktive arbejdsgange. Hvis de vil udnytte de nævnte effektiviseringsmulighederne, kan de overbevise Aarhus Kommunes hoved IT afdeling til at overgår til SharePoint 2013. Alle aktører Alle aktører er blevet præsenteret for SharePoints to værktøjer (projektstyring/ opgavestyring). Så de kan prøve at udnytte dem i fremtidige projekter. Mig Projektet gav mig en mulighed, for: at vise at jeg har gode samarbejdsevner; jeg kan lave undersøgelser; og udvikle nye mere effektive løsninger. Jeg har også fundet ud af, at jeg godt kan lide at arbejde med SharePoint og udvikle nye arbejdsprocesser. Derfor har jeg søgt på en stilling som Konsulent i Digitalisering, med speciale i Work flows hos Aarhus Kommune Borgmesterens afdeling. (Måske i fremtiden får jeg lov til at udvikle den ”perfekte løsning”, som jeg har forelagt i min fagprøve). side 20 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
Leder  afdelingsleder og teamleder  Lederne kan se, at det er komplekst at udf  re ans  ttelses processen, hvor mange part...
  8. Kildeoversigt Websider: • http://materialeplatform.emu.dk/materialer/public_downloadfile.do?mat=203865 89&id=20386547 • https://www. lexitus.eu/FAKIR-Modellen.pptx • http://www.gantt-chart.com/ Bøger: • Andersen, Gunner, Kristian Mygind, and Søren Fog. Offentlig Administration. Det Offentlige Som Serviceleverandør. 2013. Print. • Baier, Hanne Fihl, Søren Fog, and Kristian Mygind. Offentlig Administration. Det Offentlige Som Aktiv Part. 2013. Print. • Fog, Søren. Offentlig Administration. Brabrand: Forlaget '94, 2012. Print. • Jobber, D. Produktionssamling: Principles and Practice of Marketing. London: McGraw-Hill, 2004. Print. Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 21
       8. Kildeoversigt Websider       http   materialeplatform.emu.dk materialer public_downloadfile.do mat 203865 89 id ...
9. Bilagsoversigt 9.1. Underskrevne fagprøve-kontrakt Figur 5: Fagprøvekontrakt side 22 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
9. Bilagsoversigt  9.1.  Underskrevne fagpr  ve-kontrakt  Figur 5  Fagpr  vekontrakt  side 22  Fagpr  ve af Jarek Kedziers...
  9.2. Tidligere og nuværende MTM organisation Figur 6: Organisationsdiagram for tidligere Magistrat for Teknik og Miljø Figur 7: Organisationsdiagram for tidligere Planlægning og Byggeri. Figur 8: Organisationsdiagram for nuværende Teknik og Miljø Figur 9: Organisationsdiagram for nuværende Center for Miljø og Energi Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 23
       9.2.  Tidligere og nuv  rende MTM organisation  Figur 6  Organisationsdiagram for tidligere Magistrat for Teknik og...
9.3. Forkortet uddannelsesplan Periode Team Eksempler på opgaver 6 måneder IT-teamet Support, Intranet, Hjemmeside og Byggesags system 7 måneder Ekspeditionen Håndtering af byggesags sager i tegningsarkiv og Borgerbetjening 2 måneder Wales - udveksling program Effektivisering af; Intern kommunikation og Arbejdsgange 3 måneder Byggeri13 Oprettelse af: Nye byggesager, Nabohøring, Regninger med gebyrer, Telefonbetjening og Journalisering på byggesager 3 måneder Journal team Journalisering på sager i; Kommuneplan afd., Byplan afd. og By arkitektur afd. 9 måneder Økonomi, Personale og Service team 2,5 år =30 måneder Sammen 9.4. Kontoafstemning, Udbetaling af diverse udlæg og Bogholderiopgaver - kontering og ompostering m.v. Forundersøgelse – Observation studie Under min forundersøgelse af mulige fagprøve emner har jeg observeret, at der er følgende udfordringer relateret til ansættelser af nye medarbejdere i Centrum for Miljø og Energi: HR: I CME er der to HR medarbejdere, Maybrith og Tina - de var ansvarlig for bogholderi og økonomi opgaver i tidligere POB. De to damer har haft kun få måneder at lære, om personalesager og andre HR opgaver. Derudover Aarhus Kommunes (AK) løn og personale IT løsninger var ikke klar til omorganisering, og det har medvirket mange udfordringer, problemer og irritation blandt medarbejderne. Jeg synes, at et digitalt oversigt over alle opgaverne kunne hjælpe dem og gøre deres arbejde lidt nemmer og smartere. IT-teamet: Der er én IT medarbejder fra tidligere POB (Per) og én fra NOM (Dieter). De bruger rigtig meget tid på at yde support, at løse IT problemer og sørge for sikker IT drift. Jeg kan dog observere, at de ofte får en besked, om oprettelse af en ny medarbejder i AK’s IT systemer, med et rigtig kort varsel. Det gør, at det bliver umuligt for dem at gennemføre planlagte opgaver til tiden, for de skal i stedet tage sig af en hastesag - registrering af den nye medarbejder i Aarhus Kommune IT systemer. Denne situation medfører irritation hos IT medarbejdere, såsom gøre deres arbejde mindre effektivt. Derfor vil jeg prøve, at udvikle en løsning, der sender en automatisk besked med deadline om alle IT opgaver, som er relateret til en ny medarbejder tiltrædelse. Indkøb Den nuværende indkøb ansvarlig, Ingrid-Elena, var tidligere piccoline i POB. Hun har haft lidt erfaring med at købe printerpapir og forsyning til tekøkkener i den tidligere forvaltning. Det var baggrund for at vælge hende, som indkøbsansvarlig for den nye CME, og derved blev hendes opgaver udvidet til indkøb af kontormøbler (reoler, skriveborde, kontorstole etc.) - det indebærer, at hun er ganske ny til indkøb af                                                                                                                                   13  Bygningsinspektoratet  og  Byggesagsafdeling  er  tidligere  navne  på  Byggeri  afdeling.   13  http://www.aprokom.dk/cm377/   side 24 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
9.3.  Forkortet uddannelsesplan  Periode  Team  Eksempler p   opgaver  6 m  neder  IT-teamet  Support, Intranet, Hjemmesid...
  møblementet. Derudover er hun under uddannelse og er fraværende nogle gange pga. skole. Der er desuden en anden medarbejder, Lucy, som er ansvarlig for den generelle drift af bygningen på Grøndalsvej 1C fx er hun kontaktpersonen angående rengøring, og hun afløser også Ingrid, når hun er ikke til stede. Jeg kunne se, at det er vigtigt at planlægge indkøbsopgaver i god tid, fordi leveringstiden kan være meget lang - op til 6 uger. Derfor vil jeg udvikle en løsning med opgaver relateret til forberedelse af arbejdspladsens fysiske rammer. Det betyder, at når en oversigt med deadlines bliver tilgængelige for både indkøbs- og bygningsansvarlig, kan Ingrid-Elena får en bedre overblik over alle de nye indkøbsopgaver. Derudover vil både hun og Lucy får bedre mulighed for at hjælpe hinanden og aflyse ved tilfælde fravær. Info om den ny medarbejder Når der kommer en ny medarbejder, så Intranet ansvarlige, Maybrith og mig, skal lave en nyhed om den nye kolleger. For at gøre det, skal vi får; et billede, som er taget af vores grafisk designer, Anne, og tekst, om den nye medarbejder, som er skrevet af selve den nye medarbejder. På nuværende tidspunkt på grund af travlhed og uoverskuelighed kan det ske, at en nyhed om den nye medarbejder bliver publiceret først efter nogle uger efter hans tiltrædelse. Det er ikke hensigtsmæssigt, at andre medarbejdere ikke ved, om den person er en bagere eller ansæt på CME. Derfor vil jeg udvikle en løsning, som samler op de nævnte opgaver, så nyheden på intranet, om den nye medarbejder kommer senest en uge efter tiltrædelse. Leder Selv om CME har mage dygtige leder, så på grund af stor arbejdsburde og travlhed har de ikke overblik over de mange opgaver, som er relateret til ansættelse af nye medarbejdere. Det kan ske, at der bliver bestemt at en afdeling skal ansætte fem ekstra medarbejdere så hurtigt som muligt, men ledelsen er ikke klar over at der er et hav af små opgaver. Min løsning vil derfor give ledelsen en overblik, om medarbejdernes opgaver. 9.5. Tilgængelige procedurer ved ansættelser Ny medarbejder: 4.1. Beslutning om ansættelse. Efter godkendelse hos Centerchefen tager afdelingschefen initiativ til ansættelse af ny medarbejder. Stillingen skal som hovedregel slås op. Afdelingschefen tager kontakt til Administration for afklaring af evt. ansættelsesstop samt hensyn til udviklingspolitikken. 4.2. Stillingsopslag. Afdelingschefen sørger for udarbejdelse af stillingsopslag med inddragelse af tillidsrepræsentanten. Stillingsopslaget videreformidles til Administrationens HR, Tina og Maybrith (nævnes fremover T og M) elektronisk med tilhørende oplysninger. Se under punkt 4.3. T og M sørger for at stillingsannoncen bliver opslået på Aarhus Kommunes hjemmeside samt på TM portalen. 4.3. Ansættelsesudvalg. Afdelingschefen sørger for, at der nedsættes et ansættelsesudvalg, hvor tillidsrepræsentanten og relevant personale er repræsenteret. Oplysningerne om hvem der er med i ansættelsesudvalget fremsendes sammen med stillingsopslaget til Administrationen, som sørger for de nødvendige rettigheder til rekrutteringssystemet for medlemmerne af ansættelsesudvalget. 4.4. Modtagelse af ansøgninger. Det nye rekrutteringssystem modtager elektronisk de fremsendte ansøgninger og sender automatisk en modtagelseskvittering. Råd og vejledning med rekutteringssystemet kan hentes hos M og T. 4.5. Indkaldelse og afholdelse af samtaler. Da der er tale om fortrolige oplysninger, er det en selvfølge, at disse også bliver behandlet herefter. Når der er udpeget personer til samtale, sørger Administrationen for skriftligt at indkalde til samtale via rekrutteringssystemet. Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 25
       m  blementet. Derudover er hun under uddannelse og er frav  rende nogle gange pga. skole. Der er desuden en anden m...
Samtalerne, bør så vidt muligt, afholdes på et neutralt sted af hensyn til diskretion og med behørig afstand mellem samtalerne. 4.6. Beslutning om ansættelse. Når der er truffet afgørelse om, hvem der skal ansættes, giver afdelingschefen besked til personalemedarbejderne i T og M ved udfyldelse af en blanket vedlagt bilag på den person det drejer sig om (Link til blanket klik her). Administrationen sørger for at fremsende afslag til ansøgerfeltet, dog ikke til de ansøgere, der har været til samtale. Her ringer afdelingschefen og meddeler afslag med begrundelse. Bemærk særlige krav til begrundelsen for afslag i henhold til overtallige medarbejdere i henhold til udviklingspolitikken. Afdelingschefen sørger for at udfylde blanket og videresende det til T og M som tager sig af det videre fornødne. Personalemedarbejderne i Administrationen sørger for at der på baggrund af ovenstående blanket bliver udarbejdet et aftaleskema med et lønforslag til brug for lønforhandlingen der pågår mellem afdelingschefen og den pågældende tillidsrepræsentant. Så snart denne forhandling er færdig, videregives aftalen til Administrationen. 4.7. Videreformidling af oplysninger om ansøgeren. Det er personalemedarbejderne i Administrationens opgave, at videreformidle oplysningerne fra punkt 4.6. til AOE HR. Endvidere fremsendes opgaveoversigt i forbindelse med nyansatte til personerne udspecificeret under pkt. 4.8. til Administrationen - økonomi, IT funktionen, telefonansvarlig angående fastnettelefon samt MEAkoordinatorer. Se i øvrigt under pkt. 4.8. 4.8. Opgaver. Administrationen opretter lønaftaleskema som underskrives af afdelingschefen og den pågældende faglige organisation. AOE HR opretter herefter en P-sag i eDoc og sørger for journalisering af ansøgning, eksamensbeviser samt dokumentation for tidligere ansættelse. AOE HR udfærdiger et ansættelsesbrev samt videregiver oplysningerne fra RI til KMD. (Link til blanket klik her). Det er endvidere Administrationens rolle at udføre følgende: Oprettelse i Persondatabasen – T og M. Bestille kontorinventar – skrivebord, 1 stk. reol, 1 kontorstol, hvis der ikke i forvejen er inventar – Ingrid og Lucy. • Bestiller nøglebrik og skilt til dør – Lucy. • Oprettelse i Opus – tildeling af roller (rettigheder) - Lucy. • Bestiller evt. ønske om bordlampe, opslagstavle, whiteboard etc. – Lucy. • Oprettelse af den nye medarbejder på telefonoversigten v/Ingrid. IT funktionen sørger for: • • • Bestilling af evt. mobiltelefon (NB info om evt. fri telefon og beskatning) v/Dieter. • Netident, azt-ident og mail (CICS og helpdesk) v/Dieter. • Oprettelse på Miljøportalen v/Dieter. • Oprettelse i Mapinfo og GeoEnvion v/Dieter. • Oprettelse i BSS. • Oprettelse i KMD Structura. Afdelingschefen har ansvaret for: Udpegning af mentor. Definition af medarbejderes IT-profil: hvilke rettigheder skal den pågældende have/hvilken kollega har de fornødne rettigheder og kan derfor være model? • Udarbejdelse af program for den første uge. • Fælles kaffe med afdelingen den første dag. 4.9. Medarbejderens første dag og uge i organisationen: • • Der afholdes et morgenarrangement i afdelingen, hvor den nye medarbejder møder sine nye kolleger. side 26 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
Samtalerne, b  r s   vidt muligt, afholdes p   et neutralt sted af hensyn til diskretion og med beh  rig afstand mellem sa...
  På skrivebordet vil der stå blomster og Administrationen har sørget for, at der ligger en nøglebrik. Velkomstbrev og straksinformationer findes på Portalen (intranettet). Nye medarbejdere vil ved anmodning til Sekretariatet kunne få introduktion til: KMD Opus v/Administrationen. IT-programmer v/Dieter. GIS-funktionen v/ Niels Jørn Dalum Nielsen. TM-Portalen v/Administrationen. Personalegoder, herunder frugtordning, kaffe/the ordningen, massageordning, forvaltningsarrangementer etc. v/Lucy. • Væsentlige MEA-oplysninger v/MEA-Koordinatorerne – herunder om arbejdsmiljøorganisationen. I afdelingernes introprogram indarbejdes, at den nye medarbejder første dag laver et postkort om sig selv til nyhed på portalen. Til brug for nyheden tages der et foto hos Anne Baastrup. Herefter sørger Administrationen for at lægge nyheden på TM portalen. Der laves en venteliste til prof. fotografering. • • • • • Afdelingssekretæren eller mentor har ansvaret for, at alt er på plads til den nye medarbejder fra første dag. 4.10. Opfølgning. Afdelingschefen (eller nærmeste personaleansvarlige leder) følger løbende op på introduktion og oplæring de første 3 mdr. – prøveperioden. Der afholdes efter 2½ mdr. en opfølgningssamtale med den nye medarbejder jf. kommunens retningslinjer og vejledning. 9.6. Tilgængelig huskeliste i forbindelse. med nyansatte Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 27
       P   skrivebordet vil der st   blomster og Administrationen har s  rget for, at der ligger en n  glebrik. Velkomstbr...
9.7. side 28 Spørgeskema undersøgelse Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
9.7.  side 28  Sp  rgeskema unders  gelse  Fagpr  ve af Jarek Kedzierski, hold 32
  9.8. Gantt Kort over fagprøven Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 29
       9.8.  Gantt Kort over fagpr  ven  Fagpr  ve af Jarek Kedzierski, hold 32  side 29
9.9. Brugerundersøgelses resultater Resultaterne af spørgsmål skema viser, at undersøgelsen var målrettet korrekt, fordi alle 21 respondenter var involverede i ansættelser og udførelse af opgaver relateret til det. Derudover undersøgelse viser, at over halvdelen af respondenter havde leder rolle i organisationen, hver fjerde respondent havde en anden rolle, der var to respondenter henholdsvis i gruppe Økonomi og HR, og der var én repræsentant fra bygning-, indkøb- og It ansvarlig kategorier. Resultaterne viser også, at over 70% af respondenter har behov for et bedre overblik over opgavernes side 30 ansvarlig, deadlines og selve opgaver relateret til ansættelser. Man kan se derudover næsten 40% af respondenter har meget godt forståelse, næsten hver fjerde har godt forståelse og over 30% noget forståelse over processer og opgaver relateret til ansættelser. På næste figur kan man se, at næsten 60 % af respondenter er tilfreds, hver fjerde er meget tilfreds, 14% er noget tilfreds og én respondent er meget utilfreds med nuværende kvalitet af sine udfyldte opgaver relateret til ansættelser. Desuden var der lige tal på 6 respondenterne (næsten 30%), som var noget utilfreds eller noget tilfreds, endvidere hver fjerde var tilfreds, tre respondenter var meget tilfreds og én var meget utilfreds med nuværende styring af ansættelses opgaver (opgavefordeling, deadlines og IT løsninger). Næste figur viser, at næsten 40% respondenter har valgt et svar på midten af skallen ”nogen produktivt”, hver fjerde påpegede ”produktivt”, hver femte ”meget produktivt” eller ”ikke produktivt” for at beskrive hvor produktive var de med de nuværende procedurer og styring af ansætteles opgaver. Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
9.9.  Brugerunders  gelses resultater  Resultaterne af sp  rgsm  l skema viser, at unders  gelsen var m  lrettet korrekt, ...
  ansættelser kan blive forbedret, dog 5% vidste ikke og andre 5% syntes ikke, at det kan forbedres. ”deadlines”, 43% har valgt ”hvem er ansvarlig” og ”hurtig adgang til alle opgaver”, 24% har vægt ”hvor lang tid tager opgaverne” og 14% har valgt ”påmindelse ved deadline”, som den vigtigste faktor vedr. fremtidig opgavestyring ved ansættelser i CME. Fra tabellen nedunder kan Man kan tydelig se, at man se, at 67% respondenter næsten alle respondenter har valgt ”overblik over (90%) var enig, om opgaver”, 48% har valgt opgavestyring relateret til Tabel 6: Hvilke faktorer er vigtigst for dig? overblik over opgaver 1 - mindst vigtig 2 3 4 5 – mest vigtigt hvor lang tid tager opgaverne hvem er ansvarlig deadlines påmindelse ved deadline hurtigt adgang til alle opgaver 0% 0% 0% 33% 0 14% 14% 48% 0% 10% 14% 33% 0% 0% 14% 38% 14% 0% 10% 62% 0% 5% 19% 33% 67% 24% 43% 48% 14% 43% Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32 side 31
       ans  ttelser kan blive forbedret, dog 5  vidste ikke og andre 5  syntes ikke, at det kan forbedres.     deadlines  ...
9.10. Implementeret løsning: Figur  19:  Tilrettet  ansættelsesblanket   Figur  19:  Mail  skabelon   OBS. Tjeklisten er i tabel 1 p1 side 11 side 32 Fagprøve af Jarek Kedzierski, hold 32  
9.10. Implementeret l  sning  Figur     19      Tilrettet     ans  ttelsesblanket       Figur     19      Mail     skabelo...